Hoe ontwerp ik een nieuwe normaal ?

In mijn vorige post even aangekaart welke veranderingen op ons afkomen. In professioneel opzicht, maar ook privé. Reflectie over de impact van het nieuwe normaal is absoluut nodig om snel in te kunnen spelen op de nieuwe situatie en het nieuwe –onbekende- normaal. Maar hoe komen we tot de beste set van maatregelen ?.  Op korte termijn, maar ook voor de langere termijn.

Omdat ik graag organisaties wil helpen om met deze nieuwe situatie om te gaan, hieronder een praktisch stappenplan.

Stap 1 – Het speelveld definiëren

Brainstormen over thema’s:
Thema 1: Welke veranderingen hebben we gezien tijdens de afgelopen “lock down” ?
Wat hebben we anders gedaan, waarom ?
Wat moeten we houden ?,
Wat moeten we verbeteren ?

Thema 2: Welke veranderingen voorzien we in de toekomst ? Wetgeving, klanten, producten, concurrenten, leveranciers, financiering.
Wat er nu gaat veranderen ?
Wat gaat er straks (permanent) veranderen
Wat je denkt dat er straks gaat veranderen – het onbekende –

Thema 3: Wat kan
Zijn er nieuwe kansen
Zijn er nieuwe bedreigingen

Denk ook aan zaken die gaan veranderen buiten je organisatie. Lokaal vs nationaal of internationaal, concurrentie vs. samenwerking, leiderschapsstijl veranderingen, supply chain wijzigingen, centralisatie vs. decentralisatie, werk/privé organisatie, etc.

Stap 2 – De impact van de veranderingen inventariseren

Stel vast waar de veranderingen invloed op zullen hebben vanuit verschillende oogpunten.

• Vanuit je klantenketens. Impact op je (primaire) processen. De “input” de processen, de “output”. Ook je producten en aanbod horen hierbij (waarde propositie). Let op: uw organisatie kent meer klantenketens dan het primaire proces. Innoveren, onderhouden, etc. kunnen ook klantenketens zijn.
• Vanuit de middelen. Impact op infrastructuur, tooling en facilities.
• Vanuit de mens. Impact op Je complete HR beleid, regelingen en met name alles wat te maken heeft met omgang, leiding, samenwerking, contact, verbinding.
• Vanuit de besturing. Impact op de bestaande visie, veranderingen in doelen, verandering in prestatiemeting en bijsturing, verandering in management en leiding.
• Vanuit het resultaat. Impact op het resultaat en interne doelstellingen . Winst, liquiditeit, productiviteit.

Stap 3 – Prioritering van de impact

Focus eerst op wat nu gaat of moet veranderen. Veiligheid van klanten, personeel en leveranciers om het draaiend te houden en tegelijkertijd het managen van schaarste (orders, liquide middelen, supplies en tooling) ls prioriteit.

Stap 4 – Visie ontwikkeling

Bepaal op basis van de veranderingen die nodig zijn de “ future state scenarios”.  Ook vanuit de verschillende oogpunten. Zo mogelijk kwantificeer het gevolg van de veranderingen op de bedrijfsvoering. Investeringen, kosten en opbrengsten. Leg de veeranderingen vast in meetbare doelstellingen (KPI’s).

Stap 5 – Benodigheden inventariseren

Bepaal wat nodig is om de beste scenario’s te verwezenlijken . Veranderingen, investeringen, trainingen, herinrichtingen, etc.

Stap 6 – Plannen en uitvoeren

Maak een implementatie plan en voer uit

Stap 7 – Evalueren

Volg de impact op basis van de gedefinieerde doelstellingen (KPI’s) in alle lagen van de organisatie.  Evalueer, stuur bij en verbeter.

De normale gang van zaken gaat wel ondertussen “gewoon” door. Zorg dus ervoor dat een toegewezen (MT-) lid eigenaar is van de verandering. Eventueel gesteund door een procesregisseur. Om de veranderingen succesvol door te voeren is betrokkenheid van iedereen nodig. Het is belangrijk om zoveel mogelijk mensen, van alle lagen en disciplines, te betrekken bij het ontwerpen van je nieuwe normaal. Ook snelheid van implementatie is cruciaal. Beslissen voor een koers voor laten gaan op volledig uitwerken van een actie. Het proces leiden en bijsturen.

Neem contact op als je vragen hebt. Ik help organisaties graag om het nieuwe normaal te ontwerpen en te implementeren. Laat een commentaar achter met uw opmerkingen of vragen.